La organización de eventos científicos con Pilar Jiménez.

La organización de eventos científicos con Pilar Jiménez.

Durante este curso de cinco horas impartido por Pilar Jiménez, hemos aprendido los principios básicos para poder organizar eventos científicos. Pilar Jiménez es diplomada en Ciencias Empresariales por la Universidad Abierta de Catalunya y tiene un máster en Comunicación, Relaciones Públicas y Protocolo por la ESERP Business School. Fue alumna de la primera edición del Curso de Especialización en Comunicación Científica de la Universidad de Vic. Comunicadora y especialista en eventos científicos de todo tipo, trabaja desde hace catorce años en el Instituto de Bioingeniería de Catalunya (IBEC), como coordinadora de eventos y actividades de divulgación científica.

También este curso, como los precedentes de este año, ha tenido que adaptarse a la «nueva normalidad», así que nos tuvimos que conformar con una lección virtual sobre la organización de eventos científicos.

¿Qué es un evento científico?

Hemos empezado la clase definiendo que es un evento científico; hemos aprendido que se pueden definir como eventos científicos no solo conferencias y congresos, sino también las reuniones de proyecto (no importa lo pequeñas o grandes que sean) y los actos de divulgación como talleres, día de la ciencia etc.  

También hemos aprendido que existen tres tipologías de eventos: presenciales, virtuales, e híbridos. Los eventos presenciales son caracterizados por la presencia física del público y de los oradores, mientras que los virtuales son definidos como eventos que se desarrollan totalmente en plataformas online virtuales. Los híbridos suponen la suma de los eventos presenciales y virtuales, integrando elementos de cada uno. Su objetivo es que la interacción entre los asistentes no presente una barrera física, complementando la experiencia del cara a cara con el poder del mundo digital.

Eventos virtuales vs. eventos presenciales

En la segunda parte del curso, divididos en dos grupos, hemos definido peculiaridades, debilidades y fortalezas de los eventos virtuales o de los presenciales. Respecto a los actos virtuales, hemos señalado como caracteristicas el presuesto inferior, la posibilidad de seguirlos desde cualquier lugar, la menor interacción, la dependencia tecnológica, la mayor frialdad y el menor impacto ecologico.

Con respecto a los eventos presenciales, algunas de las peculiariades mencionadas han sido la mayor interacción, la posibilidad de hacer ‘networking’, el mayor presupesto, el impacto ecologico superior, la necesidad de contratar un catering, la exigencia de buscar una sala adecuada, la mayor facilidad para mantener la atención del publico y la dificuldad con respectar el ‘timing’.

¿Como prepararse para un evento científico?

Durante la tercera parte del curso, Pilar nos ha enseñado que, para poder definir y organizar un buen evento científico, necesitamos tener en cuenta tres elementos: los objetivos planteados, los recursos y las herramientas. Los objetivos más comunes de un evento son: compartir avances científicos en la comunidad de expertos, conseguir ser referentes en un tema concreto, aumentar la visibilidad de nuestro Instituto o grupo de investigación, conseguir notoriedad dentro del sector… Respecto a los recursos, para poder planificar un evento científico, necesitamos saber de qué presupuesto disponemos, cuál es nuestro equipo de trabajo, si tendremos que subcontratar servicios y si tendremos que buscar patrocinadores.

La explicación ha sido dinamizada con un ejercicio donde hemos tenido que revisar el contenido de un presupuesto y entender si era real o ficticio. Para concluir esta parte del curso, Pilar nos ha explicado las herramientas que tenemos que programar para un evento, estas son: la ‘checklist’ y el cronograma. Este último es muy esquemático, marca los tiempos de los proyectos, y permite de planificar todas las acciones generales, mientras que la ‘checklist’ es más minuciosa y contiene una descripción de todas las tareas a realizar con todos los detalles a tener en cuenta.

Congreso científico en La Pedrera organizado por IBEC y EMBL Barcelona

¿Y durante un evento?

Hemos aprendido que, durante el acto, necesitamos de un ‘guion’ (escaleta), que incluya todos los detalles de lo que pasará, los horarios concretos y los responsables de cada acción. Divididos en tres grupos, hemos familiarizado con el concepto de escaleta, preparando el guion para uno de estos eventos: conferencia virtual, día de puertas abiertas o preparación de stand de feria.

¿Y qué hacer después el evento?

Pilar nos ha enseñado que, una vez completado el evento, tendremos que evaluar su éxito teniendo en cuenta la evaluación de los participantes, la evaluación del equipo (es decir los comentarios internos), y el análisis de eventuales desviaciones del presupuesto. Para poder obtener una valoración completa del evento, tendremos también que revisarindicadores como el número de participantes total, el número de interacciones en redes sociales, y el balance del presupuesto.

Hemos acabado esta parte de la clase con un ejercicio donde hemos tenido que observar y comentar varias fotos de eventos organizados por Pilar, poniendo en práctica las nociones recién aprendidas.

Take home message

Pilar ha acabado su clase aconsejándonos varias páginas web que podemos utilizar para controlar los grandes eventos (sea científico o no) programados en Barcelona y para poder registrar nuestro propio acto. Por ejemplo, algunas de estas páginas son Barcelona Convention Bureau, Eventbride y Eventoplus.

Finalmente, Pilar nos ha dejado con una especie de decálogo a seguir:


• Imagina todos los escenarios posibles y recrea mentalmente todo el evento.
• Si algo puede salir mal, saldrá mal.
• Dejar detalles al azar es arriesgar el éxito de el evento.
• Siempre puedes encontrarte ante un imprevisto nuevo y debes saber mantener la calma!

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