Institucions i mitjans de comunicació amb Daniel Arbós

Institucions i mitjans de comunicació amb Daniel Arbós

Institucions i mitjans de comunicació

En aquesta sessió vam tenir el plaer de comptar amb el periodista científic Daniel Arbós (@Daniel_Arbos; @versiorac1; @paciencianostra).

En Daniel va començar la seva xerrada explicant les raons que han fet que es dediqui a la comunicació científica. Des de la seva llicenciatura poc vocacional en biologia fins a la seva feina actual com a cap de comunicació de l’Institut d’Investigacions Biomèdiques August Pi i Sunyer. Com ell mateix ens va puntualitzar, aquesta és la feina que li paga les factures. Les “birres” les paga amb la seva feina com a escriptor (“Pa ciència, la nostra. Curiositats científiques del dia a dia”; “Deu top-models i una boja que parla sola”) i amb la seva feina a la radio (“Pa ciència, la nostra“,  Versió RAC 1) i a d’altres mitjans de comunicació.

Personalment penso que és molt útil i inspirador que els professionals d’un camp expliquin, sempre que en tinguin ocasió, les seves trajectòries i les dificultats amb que han topat. Això ajuda a desmuntar la falsa creença de que la trajectòria professional d’una persona és una línia recta ascendent, quan el més habitual és que sigui un camí sinuós amb canvis de sentit i culs de sac.

Un cop fetes les presentacions, ens vam posar en matèria i vam encetar la gran pregunta:

Què fa el departament de comunicació d’una institució?

Si voleu la resposta curta, us diré que el que fa es resumeix amb la següent imatge:

one-man_band_street_performer_-_5

Si voleu la resposta llarga per saber què fa un departament de comunicació, aleshores hem d’aprofundir en els següents sis grans blocs de tasques:

1. Imatge corporativa
2. Representació institucional i relacions públiques
3. Publicacions
4. Comunicació interna i externa
5. Premsa
6. Altres

1. Imatge corporativa
És responsable de que tot el material corporatiu que es produeixi tingui la mateixa estètica i nivell de qualitat. Per això cal, per un cantó, que preparin i actualitzin materials com plantilles per a presentacions, peus de signatura d’e-mails, etc. Per altre cantó, cal que formin a la resta de persones que han d’emprar aquests materials per a que en facin un ús correcte. Això ho solen fer redactant guies de bon ús de la imatge corporativa, fent formacions presencials, etc.

2. Representació institucional i relacions públiques
L’àrea de comunicació s’encarrega d’organitzar infinitat d’esdeveniments diferents tals com, activitats divulgatives (seminaris, conferències, tallers, etc.), visites institucionals, cursos, jornades (dies mundials, actes solidaris, etc.) i actes interns per a la gent de la casa (sopar de Nadal, celebracions, etc.).

Arribats a aquest punt, vam fer la part pràctica de la sessió. En Daniel ens va plantejar tres situacions diferents on s’havia d’organitzar un esdeveniment: la visita d’un premi Nobel, el muntatge d’unes taules divulgatives a IKEA i la visita institucional d’una delegació d’un país.
Per a fer l’activitat, ens vam repartir en tres grups. Al meu grup ens va tocar el cas en que des de la direcció de l’ empresa se’ns demanava muntar unes taules informatives a la sortida d’un IKEA el divendres 9 de desembre de 2016.

L’exercici em va servir per reflexionar sobre lo important que és tenir clar l’objectiu/s d’un esdeveniment i valorar si val la pena realitzar-lo, abans d’engegar la seva organització. Si podem respondre de forma clara i justificada aquestes preguntes, és més probable que l’acte tingui èxit. Si no podem respondre aquestes preguntes, el millor és saber dir que no de manera educada i ben argumentada.

En comunicació és tan important fer quan s’ha de fer, com no fer quan no s’ha de fer.

Per altra banda, l’exercici també  va servir per veure lo important que és una bona planificació i que cal tenir en compte milers de factors no sempre evidents ni relacionats amb el món de la ciència com, per exemple, si aquest dia cau en mig d’un pont o si hi ha un partit de futbol molt important, etc.

3. Publicacions
Aquí s’inclou un ampli ventall de documents tals com memòries científiques, llibres de presentació, fulletons informatius, protocols científics, etc.
Un cop més, el nombre de factors que cal tenir en compte és molt gran. Entre les principals coses a tenir present hi ha: tenir permís de la direcció, pressupost de que disposem, contingut del document, públic a qui va destinat, idioma/es, correcció lingüística, impremta i difusió.

4. Comunicació interna i comunicació externa
Comunicació interna
El departament de comunicació és responsable de tenir informada a la gent de la casa.
Entre les principals vies de comunicació interna d’una institució trobem el correu electrònic, la intranet, les reunions presencials i els actes.

Un factor clau a l’hora de comunicar informació és saber quin canal és el més adequat. Per exemple, la intranet és una bona eina de comunicació interna de l’empresa ( informació de RRHH, actes, defuncions de treballadors, etc.). Altres notícies, com per exemple, notícies científiques, pot ser interessant publicar-les també a la web o inclús fer una roda de premsa.

És molt important redactar un protocol que defineixi clarament què és notícia i que no ho és.

Comunicació externa
El departament de comunicació també és responsable de tenir informada a la gent de fora de la institució. Això inclou: usuaris, experts i públic en general.
Per a fer aquest tipus de comunicació, s’utilitzen eines com el butlletí digital, la web o les xarxes socials.

L’ús d’aquestes eines dependrà del tipus d’institució. Per exemple, en un institut de recerca, la web és l’aparador dels investigadors de la casa; en un hospital, és una eina per a informar els pacients.

Per a omplir de continguts aquestes eines, és important que a poc a poc es vagi educant a la gent que ha de proporcionar els continguts. Per exemple, si els investigadors volen que les seves notícies apareguin a la pàgina del centre, se’ls ha de fer entendre que han d’enviar de manera activa les notícies al departament de comunicació.
També és molt important saber quin canal s’ha d’utilitzar per a cada notícia. Per exemple, les xarxes socials (Twitter o Facebook) són molt útils per a publicar aquelles notícies que no són gaire importants però que algú et demana que li publiquis. Així tothom està content i t’evites “mals rotllos”.

5. Premsa
Perquè és important per a una institució sortir en premsa? Les raons són varies: oferir transparència, tenir visibilitat, guanyar prestigi, conscienciar a la gent (programes de prevenció i detecció precoç de malalties), etc.

Sovint als investigadors els costa implicar-se en aquestes tasques perquè no veuen els beneficis que els pot proporcionar el fet d’atendre a la premsa. És feina del departament de comunicació explicar-los-hi per quina raó és important que dediquin temps als mitjans de comunicació.

La nota de premsa és el mitjà de comunicació d’un departament de comunicació amb els periodistes. Es tracta d’un document on expliques de la forma més atractiva i directa possible, la teva notícia amb la intenció de que la publiquin al seu mitjà de comunicació. El missatge ha de ser clar, directe i atractiu. I, sobretot, no s’ha d’escriure una nota de premsa si no es té una notícia interessant.

Quan es treballa amb la premsa, cal tenir present com treballen els periodistes:
– Immediatesa
– Simplicitat
– Publiquen el que interessa als seus lectors, no a la institució
– Les notícies competeixen entre elles. Depenent del que passi aquell dia, li donaran espai a la teva notícia o no, per molt important que sigui.
– Els periodistes no busques les notícies, són les notícies les que busquen als periodistes.

Comunicació reactiva
Parlem de comunicació reactiva en aquells casos en que els periodistes són els que contacten a la institució o a l’investigador.  El que sol succeir en aquestes ocasions és que surt una notícia i els mitjans et contacten per a que els hi donis la teva opinió com a expert. Per exemple, quan es va donar el premi Nobel de Química 2016 a les màquines moleculars, els diferents mitjans de comunicació van contactar els centres de recerca de tecnologia cercant persones expertes que poguessin opinar sobre el tema. Aquestes situacions solen desgavellar el dia d’un departament de comunicació però és important donar-los-hi la informació perquè sinó un altre dia no et contactaran o no et faran un favor.

Comunicació proactiva
Inclou la publicació d’articles, de resultats, de premis, etc.

6. Altres
En aquest bloc inclouríem esdeveniments com exposicions fotogràfiques, rodatges de pel·lícules, etc.

Reflexions finals
De tots els conceptes treballats en aquesta sessió, hi ha un parell d’idees fonamentals que cal tenir molt presents quan es treballa en un departament de comunicació:

1. S’ha de tenir clar que, en temes de comunicació, nosaltres som els professionals i, per tant, cal saber dir que no de la millor manera possible a aquelles propostes que no es considerin encertades.
2. Les claus bàsiques per a tenir èxit quan es fa comunicació científica són:  tenir temps per fer les coses i tenir diners.

Per acabar aquesta acta de la tercera sessió del curs, m’agradaria dir que, personalment, vaig trobar que en Daniel va fer un retrat molt fidel i detallat del que és un departament de comunicació. Es nota que parla des de la experiència, des de la trinxera. Vaja que, com diríem els catalans, “en té el cul pelat”!

Leave a Comment

Your email address will not be published.

*